การวิเคราะห์งาน

วัตถุประสงค์

บทนี้ต้องการให้ผู้อ่านมีความเข้าใจในหัวข้อต่อไปนี้

1. การวิเคราะห์งาน

2. ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน

3. กระบวนการในการวิเคราะห์งาน

4. วิธีการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน

5. นักวิเคราะห์งาน

6. คุณสมบัติของนักวิเคราะห์งาน

ปัจจุบันการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ได้รับการยอมรับว่าเป็นงานหรือหน้าที่ทางธุรกิจที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานขององค์การ เนื่องจากงานทรัพยากรมนุษย์จะช่วยเสริมสร้างความมั่นคงด้นกำลังและคุณภาพของบุคลากร ซึ่งนับเป็นหัวใจในการดำเนินงานของทุกองค์การ โดยบุคลากรที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเสริมสร้างศักยภาพในการแข่งขันและพัฒนาการขององค์การ งานทรัพยากรมนุษย์จะมีหน้าที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของสมาชิกแต่ละคนในองค์การ ตั้งแต่ก่อนที่เขาจะเริ่มงาน ขณะปฏิบัติงาน จนกระทั่งบุคลากรต้องเกษียณอายุออกจากองค์การไป ดังนั้นผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์สมควรต้องมีความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับงานและธรรมชาติของงานภายในแต่ละองค์การ ในระดับที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้การปฏิบัติงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ของเขาเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อศักยภาพในการแข่งขันขององค์การ

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) เป็นพื้นฐานสำคัญของงานด้านทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากข้อมูลที่ได้รับจากกระบวนการวิเคราะห์งานจะสามารถนำไปใช้เป็นประโยชน์ได้อย่างมากมายในกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานบุคลากร ดังนั้นนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่มีความสามารถสมควรที่จะมีความรู้และความเข้าใจในหลักการวิเคราะห์งาน และสามารถนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการปฏิบัติงานจริง

 

การวิเคราะห์งาน

            ก่อนที่จะทำการศึกษาถึงความหมายของการวิเคราะห์งาน ผู้อ่านจะต้องมองเห็นภาพความสัมพันธ์ของขั้นตอนและกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานของบุคลากรภายในแต่ละองค์การ โดยนำความเข้าใจในความหมายของคำศัพท์ต่อไปนี้

            การทำงาน (Work) หมายถึง  กิจกรรมที่บุคลากรในบุคลากรหนึ่งกระทำขึ้นด้วยกำลังกายและกำลังใจ เพื่อจุดมุ่งหมายหนึ่งที่เขาต้องการ เช่น เพื่อการดำรงชีวิต เพื่อความสบายใจ หรือเพื่อช่วยส่งเสริมสังคม เป็นต้น

            ตำแหน่ง (Position)  หมายถึง  หน้าที่และความรับผิดชอบที่องค์การมอบหมายให้บุคลากรแต่ละคน โดยจำนวนตำแหน่งจะมีมากเท่ากับจำนวนบุคลากรในองค์การนั้น

            งาน (Job)  หมายถึง กลุ่มของตำแหน่งที่มีชนิดและระดับของงานเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งประกอบด้วย ผู้จัดการ 1 คน ผู้ช่วยผู้จัดการ 1 คน พนักงานขาย 10 คน เสมียน 3 คน และพนักงานส่งของ 2 คน ดังนั้นบริษัทนี้จึงมีตำแหน่ง 17 ตำแหน่ง แต่มีงาน 4 งาน ได้แก่  ผู้บริหาร  พนักงานขาย  เสมียน  และพนักงานส่งของ

            อาชีพ ( Occupation) หมายถึง  กลุ่มของงาน (Job) ที่มีลักษณะคล้ายกัน และผู้ประกอบอาชีพนั้นจะปฏิบัติงานโดยวิธีการอย่างเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน เช่น แพทย์  วิศวกร  และนักบัญชี  เป็นต้น

            ความหมายของศัพท์ที่กล่าวมา แสดงให้เห็นว่าบุคลากรแต่ละคนจะปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ ขององค์การตามสาขาอาชีพของตน และ/หรือตามตำแหน่งงานที่ได้รับการแต่งตั้ง การที่องค์การจะสามารถจัดสรรให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสมนั้น มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำการศึกษาและวิเคราะห์งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลและเข้าใจถึงธรรมชาติหรือลักษณะเฉพาะของงานนั้นๆ อันจะส่งผลให้องค์การสามารถที่จะจัดหาและจัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมกับงานและตำแหน่งได้เป็นอย่างดี  ซึ่งจะทำให้องค์การสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอันจะก่อให้เกิดการพัฒนาและการเจริญเติบโตขององค์การ เพื่อให้เข้าใจความหมายของการวิเคราะห์งาน เราจะขอยกความหมายที่มีผู้กล่าวถึงไว้มาเป็นแนวทางในการหาข้อสรุปเพื่อการนำไปใช้งาน ดังต่อไปนี้

            ศิริโสภาคย์  บูรพาเดชะ (ปี พ.. 2534) ให้ความหมายว่า “การวิเคราะห์งาน หมายถึงกระบวนการศึกษาและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับธรรมชาติและลักษณะของงานอย่างใดอย่างหนึ่ง กระบวนการนี้จะทำให้ฝ่ายการจัดการทราบว่าจะต้องใช้ความรู้ ความสามารถ ความชำนาญ และความรับผิดชอบอย่างไร ผู้ปฏิบัติงานจึงจะทำงานนั้นให้สำเร็จลงได้”

            ปรียาพร  วงศ์อนุตรโรจน์ (ปี พ.. 2535) ให้ความหมายว่า “การวิเคราะห์งานเป็นการศึกษางานถึงหน้าที่ในงานและสภาพการทำงาน รวมทั้งคุณลักษณะประจำตัวบุคลากรที่เหมาะสมกับงานนั้นที่จะเป็นปัจจัยที่สำคัญของการทำงาน

            เดอ เซนโซ และรอบบินส์ (De Cenzo and Robbins) ปี ค.. 1993 ให้ความหมายว่า “การวิเคราะห์งานเป็นการศึกษาอย่างเป็นระบบถึงกิจกรรมที่ต้องการทำในแต่ละงาน โดยที่การวิเคราะห์ระบบจะเป็นขั้นตอนทางเทคนิคที่ถูกนำมาใช้ในการกำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ และขอบข่ายของงานนั้น

            ทอมป์กินส์ (Tompkins) ปี ค.. 1995  ให้ความหมายว่า “การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการที่มีการจัดทำอย่างเป็นระบบ เพื่อใช้ในการเก็บรวบรวม บันทึกหลักฐาน และวิเคราะห์สารสนเทศต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน

            เราจะเห็นว่าจากความหมายของการวิเคราะห์งานที่กล่าวถึงข้างต้น จะมีลักษณะร่วมที่สำคัญบางประการดัง

1. กระบวนการ (Process) การวิเคราะห์งานจะมีลักษณะเป็นกระบวนการอันประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ที่ถูกนำมาประกอบกัน เพื่อการวิเคราะห์งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถรวบรวมสารสนเทศของงานได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งจะส่งผลให้องค์การหรือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์สามารถนำข้อมูลที่ได้จากกระบวนการนี้ไปใช้ประโยชน์ในการบริหารงานได้

2. ระบบ (System) การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการที่ต้องมีการทำงานอย่างเป็นระบบ โดยที่ในกระบวนการวิเคราะห์งานนั้นจะมีการนำปัจจัยนำเข้า (Inputs) ซึ่งจะได้แก่ข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ได้รับการสนใจศึกษามาผ่านขั้นตอนการประมวลผล ตั้งแต่การศึกษา ทำความเข้าใจและวิเคราะห์จนได้เป็นผลลัพธ์ (Outputs) หรือสารสนเทศของงาน (Job Information) สำหรับการนำไปใช้งานในอนาคต เช่น เอกสารพรรณางาน (Job Description) และเอกสารระบุข้อกำหนดของงาน  (Job Specification) เป็นต้น

3. ศึกษา รวบรวม และวิเคราะห์ การวิเคราะห์งานจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา รวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเพื่อให้ได้สารสนเทศของงานนั้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการนำไปกระยุกต์ใช้ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์และงานอื่นขององค์การ

เราสามารถสรุปได้ว่า “การวิเคราะห์งาน หมายถึง กระบวนการที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบซึ่งถูกนำมาใช้ในการศึกษา รวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานนั้น เพียงพอต่อการที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการทำกิจกรรมอื่นในอนาคต”  โดยที่ผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานจะถูกจัดทำอยู่ในหลายลักษณะ เพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ตามความเหมาะสม โดยสารสนเทศของงานที่สำคัญมีดังต่อไปนี้

1. เอกสารพรรณน าลักษณะงาน (Job Description) ถูกเขียนขึ้นโดยมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของงาน และกระบวนการปฏิบัติงาน ตลอดจนเหตุผลและความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานนั้น ปกติเอกสารพรรณางานจะมีลักษณะแตกต่างกันไปตามความเหมาะสมของแต่ละองค์การ แต่โดยทั่วไปแล้วเอกสารพรรณาลักษณะงานจะประกอบด้วยข้อความที่สำคัญดังต่อไปนี้

v     ตำแหน่งงาน (Job Title)

v     หน้าที่ (Functions)

v     ความรับผิดชอบ (Responsibilities)

v     คุณลักษณะของงาน (Job Characteristics)

v     เงื่อนไขสภาวะแวดล้อม (Environmental Conditicns)

2. เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน (Job Specification) จะระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของผู้ที่จะเข้ามาปฏิบัติงานในหน้าที่นั้น โดยเอกสารระบุข้อกำหนดของงานจะเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้เป็นแนวทางในการสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมเพื่อเข้าปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งขององค์การ โดยทั่วไปแล้วเอกสารระบุข้อกำหนดของงานจะมีส่วนประกอบที่สำคัญดังต่อไปนี้

v     การศึกษา (Education)

v     ประสบการณ์ (Experience)

v     ความรู้ (Knowledge)

v     ความสามารถ (Ability)

v     ความชำนาญ (Skill)

v     คุณสมบัติทางกายภาพ (Physical)

v     ความพร้อมทางจิตใจ (Psychological Readiness)

3. มาตรฐานการทำงาน (Job Standard)  เป็นการนำข้อมูลจากการวิเคราะห์งานมาใช้เป็นเกณฑ์สำหรับกำหนดแนวทางในการทำงานแต่ละประเภทให้เป็นไปตามที่ได้กำหนดไว้ มาตรฐานการทำงานจะเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อทั้งบุคลากรและองค์การ โดยบุคลากรจะทราบถึงความต้องการขององค์การที่มีต่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน ในขณะที่องค์การจะมีแนวทางให้สมาชิกแต่ละคนปฏิบัติ จึงไม่ก่อให้เกิดความสับสนในการทำงานขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้การดำเนินงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์อย่างสอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพ

4. การประเมินค่างาน (Job Evaluation) เป็นการนำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานมาใช้เปรียบเทียบความสัมพันธ์และหาความสำคัญของแต่ละคน ข้อมูลที่ได้จากการประเมินค่างานจะทำให้องค์การสามารถจัดทำระบบการจ่ายค่าจ้างและผลตอบแทนที่เป็นธรรมแก่บุคลากรได้ โดยการเปรียบเทียบข้อมูลกับทั้งภายในองค์การและเปรียบเทียบกับตลาดแรงงานทั่วไป

การวิเคราะห์งานเป็นกิจกรรมที่มีควมเกี่ยวข้องกับกิจกรรมอื่นทั้งด้านทรัพยากรมนุษย์และหน้าที่อื่นขององค์การ จะเห็นว่าการวิเคราะห์งานเป็นเสมือนแหล่งต้นทางของข้อมูลที่จะนำไปใช้ในหัวข้ออื่น เช่น การสรรหาและการคัดเลือก การจ่ายค่าตอบแทน และการฝึกอบรม เป็นต้น ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของนักวิเคราะห์งานที่จะต้องทำการวิเคราะห์งานด้วยความรอบคอบและถูกหลักการ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่งานอื่นอย่างเต็มที่

 

ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน

            การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบที่ถูกนำมาใช้ในการศึกษารวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานนั้นเพียงพอต่อการที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ โดยสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งานสามารถนำมาจัดหมวดหมู่เพื่อประยุกต์ใช้งานในการจัดการทรัพยากรขององค์การได้ ดังที่อธิบายไว้ในหัวข้อที่ผ่านมา ตั้งแต่เอกสารบรรยายลักษณะงาน เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน มาตรฐานการทำงาน และเกณฑ์ในการประเมินค่างาน

            ความสัมพันธ์ระหว่างการวิเคราะห์งานกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์  จะพบว่าการวิเคราะห์งานจะไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์เฉพาะเพียงในแผนภาพเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์ในลักษณะอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งในหัวข้อนี้จะกล่าวถึงการนำสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งานไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ ขององค์การ ดังต่อไปนี้

            1. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning) สารสนเทศจากการวิเคราะห์งานจะแสดงคุณลักษณะและธรรมชาติของงานแต่ละชนิด ตลอดจนบ่งชี้ถึงคุณสมบัติของบุคลากรที่เหมาะสมในการปฏิบัติงานนั้นด้วย โดยในข้อมูลของงานจะถูกนำมาช่วยในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การคาดการณ์ การวางแผน จนกระทั่งกำหนดวิธีการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับงานบุคลากร เช่น การวางแผนจัดบุคลากรให้เหมาะสมกับปริมาณ ชนิด และตำแหน่งของงานในองค์การ โดยผู้วางแผนจำเป็นที่จะต้องทราบข้อมูลเกี่ยวกับงานที่มีอยู่ในองค์การ ซึ่งจะสามารถศึกษาได้จากเอกสารพรรณนางานและเอกสารระบุข้อกำหนดของงาน ตลอดจนข้อมูลด้านทรัพยากรมนุษย์อื่น นอกจากนี้ นักบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ยังสามารถนำข้อมูลของงานพร้อมทั้งข้อมูลอื่นมาใช้ประกอบการคาดการณ์ความต้องการกำลังคน (Manpower) รวม และในแต่ละสาขาขององค์การ เพื่อที่จะวางแผนและกำหนดยุทธวิธีในการปฏิบัติตามความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

            2. การสรรหาและการคัดเลือกบุคลากร (Recruitment and Selection) การวิเคราะห์งานจะได้ผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่สำคัญเกี่ยวกับแต่ละงาน ดังที่กล่าวถึงในหัวข้อที่ผ่านมา ปกติสารสนเทศจากการวิเคราะห์งานสามารถที่จะนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ในขั้นตอนการสรรหาและการคัดเลือกบุคลากรขององค์การได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะเอกสารพรรณนางานและเอกสารระบุข้อกำหนดของงาน โดยเอกสารพรรณนางานจะรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ ความรับผิดชอบ และกระบวนการในการปฏิบัติงานแต่ละชนิด ทำให้ทราบถึงขอบเขตของงานที่บุคลากรจะต้องกระทำในแต่ละหน้าที่ที่เขาได้รับมอบหมาย ในขณะที่เอกสารระบุข้อกำหนดงานจะกำหนดคุณสมบัติของบุคลากรที่จะเข้ามาปฏิบัติงานในหน้าที่นั้นๆ นักบริหารทรัพยากรมนุษย์สามารถที่จะนำข้อมูลจากเอกสารทั้ง 2 ชนิดมาใช้ประโยชน์ในกระบวนการสรรหาและการคัดเลือกบุคลากร เพื่อให้ได้บุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ ทัศนคติ และมีความเหมาะสมในด้านต่างๆ เข้ามาร่วมงานกับองค์การ

            3. การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากร (Training and Development) ปัจจุบันการที่จะให้บุคลากรในองค์การสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนมีคุณภาพชีวิตการทำงานที่เหมาะสม องค์การจะต้องฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์อย่างต่อเนื่อง นับตั้งแต่บุคลากรได้ผ่านกระบวนการคัดเลือกเข้าร่วมงานกับองค์การ การฝึกอบรมและการพัฒนาจะเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับการปฏิบัติงานในปัจจุบันและในอนาคต โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นอย่างรวดเร็ว ทำให้ความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ของบุคลากรอาจล้าสมัย และไม่สามารถใช้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานจะถูกนำมาใช้ประโยชน์ในการจัดโครงการฝึกอบรมและวานแผนพัฒนาบุคลากร เพื่อให้การฝึกอบรมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล บุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้สอดคล้องกับความต้องการแรงงานขององค์การตลอดจนช่วยสร้างความพอใจในการปฏิบัติงานของบุคลากรในระหว่างที่เข้าร่วมงานกับองค์การ ซึ่งจะส่งผลให้แต่ละบุคลากรทุ่มเทความสามารถในการปฏิบัติงานอย่างเต็มที่

            4. การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation) ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานนอกจากจะแสดงถึงธรรมชาติและลักษณะของงานที่บุคลากรจะต้องปฏิบัติแล้ว ยังสามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานและประเมินผลการทำงานของบุคลากรว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของงานหรือไม่ เพียงไร ตลอดจนสามารถนำมาใช้เป็นมาตรฐานที่เป็นรูปธรรม (Objective Standard) ในการประเมินคุณภาพ ประสิทธิภาพ และผลิตภาพในการทำงานของแต่ละบุคลากร เช่น พนักงานพิมพ์ดีด สมควรที่จะพิมพ์ดีดภาษาไทยได้ไม่ตำกว่านาทีละ 35 คำ โดยมีคำผิดน้อยกว่า 3 คำใน 100 คำ เป็นต้น

            5. การกำหนดค่าตอบแทน (Compensation) ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานสามารถนำมาใช้ประกอบในการประเมินค่างานได้ โดยการนำงานต่างๆ ที่ทำการศึกษาจากทั้งภายในและภายนอกองค์การมาหาค่าเปรียบเทียบ (Relative Value) และจัดเรียงลำดับตามความสำคัญของแต่ละงานเพื่อที่จะนำมาใช้เป็นมาตรฐานและสร้างความเป็นธรรมในการกำหนดค่าจ้างและผลตอบแทนให้แก่สมาชิกทุกคนในองค์การ ตามหลักการที่ว่า “จ่ายเท่ากันสำหรับงานที่เท่ากัน (Equal Work, Equal Pay)”

            6. การส่งเสริมความปลอดภัยในการทำงาน (Safety Reinforcement) การวิเคราะห์งานทำให้ได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน ทั้งหน้าที่ ความรับผิดชอบ และคุณลักษณะของงาน ตลอดจนขั้นตอนและเงื่อนไขต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นประโยชน์ในการวางแผนป้องกันอุบัติเหตุที่อาจจะเกิดขึ้นได้ อันจะมีผลเกี่ยวข้องกับงานทั้งโดยเฉพาะและโดยรวมของหน่วยงาน ตัวอย่างเช่น งานที่มีความเสี่ยงสูงหรือต้องปฏิบัติงานภายใต้ความกดดัน สมควรที่จะมีการกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติและวางมาตรการป้องกันไว้ล่วงหน้า เป็นต้น นอกจากนี้ข้อมูลของงานจะมีส่วนช่วยในการออกแบบงานให้มีความปลอดภัยและถูกต้องตามสุขลักษณะ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุและปัญหาสุขภาพได้

            7. การออกแบบงาน (Job Design) ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานมีส่วนสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ฝ่ายรักษาความปลอดภัย หรือวิศวกรรมสำนักงาน ที่จะนำมาใช้ประกอบในการออกแบบและพัฒนาขั้นตอนและระบบการทำงาน โดยการนำข้อมูลที่ได้มาพิจารณาร่วมกับความสัมพันธ์ของปริมาณและโครงสร้างของงาน ผลิตผล ตลอดจนขวัญและกำลังใจของบุคลากรประกอบกัน เพื่อให้ผลงานที่ได้มีประสิทธิภาพสูงสุด และบุคลากรมีคุณภาพชีวิตการทำงานที่ดี นอกจากนี้การออกแบบงานที่ดีจะทำให้บุคลากรทำงานได้อย่างเต็มความสามารถ ลดความเมื่อยล้า และลดอัตราการเกิดอุบัติเหตุในการทำงานลง

            8. ประโยชน์อื่นๆ (Other Benefits) เราะสามารถนำข้อมูลจากการวิเคราะห์งานไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ อีกหลายลักษณะ เช่น

v     ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารงานและการวางแผนองค์การ

v     ใช้เป็นข้อมศูสลประกอบในการออกแบบเครื่องมือเครื่องใช้ในการทำงานที่เหมาะสมกับ

ลักษณะงานและสรีระของผู้ใช้ หรือการออกแบบงานตามหลัก “การยศาสตร์ (Ergonomics)”

v     ใช้เป็นข้อมูลประกอบในการแนะแนวอาชีพ (Vocational Counseling) ให้เหมาะสมแก่

ลักษณะทางร่างกาย จิตใจ และสภาพความพร้อมของแต่ละบุคลากร

v     ใช้ประกอบการให้คำปรึกษาและแนะแนวอาชีพแก่นักศึกษาและบุคคลทั่วไป

 

กระบวนการในการวิเคราะห์งาน

            การวิเคราะห์งานจะประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ที่นักวิเคราะห์งานจะต้องปฏิบัติเพื่อให้การวิเคราะห์เป็นไปอย่างเป็นระบบ เรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์ โดยกระบวนการในการวิเคราะห์งานประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

            ขั้นตอนที่ 1 การระบุงาน (Job Identification) นักวิเคราะห์งานจะต้องระบุงานและขอบเขตของงานที่ตนต้องการจะทำการศึกษา (Job Study) ซึ่งอาจจะเป็นงานเฉพาะกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งหรืองานทั้งหมดภายในองค์การ เพื่อเป็นการกำหนดแนวทางและขอบเขตของการศึกษางานให้ดำเนินไปอย่างมีเป้าหมายที่แน่นอน ขั้นตอนนี้จะไม่ค่อยมีปัญหามากนักในหน่วยงานขนาดเล็กหรือหน่วยงานที่เคยทำการวิเคราะห์งานมาแล้ว แต่สำหรับองค์การขนาดใหญ่ที่ไเคยมีการศึกษาและวิเคราะห์งานอย่างเป็นระบบมาก่อน นักวิเคราะห์งานอาจจะต้องศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับงานจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น แผนภูมิขององค์การ (Organization Chart) เอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับระดับขั้นและเงินเดือน ทะเบียนการจ่ายเงินเดือน แม้กระทั่งการสนทนาเพื่อหาข้อมูลเบื้องต้นจากผู้ปฏิบัติงาน เป็นต้น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สำคัญมาใช้ประกอบในการกำหนดขอบเขตของงาน

            ขั้นตอนที่ 2 การพัฒนาและเลือกวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการศึกษางานเฉพาะหรือศึกษาทั้งระบบก็ตาม นักวิเคราะห์งานจะต้องทำการตัดสินใจเลือกวิธีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสมกับลักษณะของงาน ระยะเวลาที่ใช้ในการทำงาน และงบประมาณ ปกติวิธีการเก็บรวมรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานจะมีหลายวิธี เช่น

v      การสังเกต (Observation Method)

v     การใช้แบบสอบถาม (Questionnaire Method)

v     การสัมภาษณ์ (Interview Method)

v     การประชุม (Conference Method)

v     การศึกษาจากบันทึกงานประจำวัน (Diary Method)

v     การทดลองปฏิบัติงาน (Job Experiment Method)

โดยแต่ละวิธีจะมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน ซึ่งนักวิเคราะห์งานสมควรต้องมีความรู้ มีทักษะ และความเข้าใจในการดำเนินงานแต่ละวิธีอย่างละเอียด เพื่อให้สามารถเลือกนำมาใช้ประกอบการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเราจะกล่าวถึงรายละเอียดของการวิเคราะห์แต่ละวิธีในหัวข้อถัดไป

            ขั้นตอนที่ 3 การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) จะเป็นการปฏิบัติการโดยพยายามเก็บรวบรวมข้อมูลจากงานที่ทำการศึกษาตามวิธีการที่ได้วางแผนไว้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้องครอบคลุม และมีคุณภาพเป็นที่ยอมรับได้

            ขั้นตอนที่ 4 การจัดทำสารสนเทศของงาน (Job Analysis Information) ข้อมูลต่างๆ ที่ได้จากการเก็บรวบรวมข้อมูลจะถูกนำมาใช้ประกอบการศึกษาและวิเคราะห์งาน เพื่อจัดรูปแบบของสารสนเทศของงานให้เหมาะสมต่อการนำไปใช้งานจริง ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนทรัพยากรมนุษย์การสรรหาและการคัดเลือก การฝึกอบรมและการพัฒนา หรือการออกแบบงานและอุปกรณ์ในการทำงาน ปกติสารสนเทศของงานจะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบที่สำคัญ ได้แก่ เอกสารพรรณนาลักษณะงาน เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน และมาตรฐานการทำงาน

ความสัมพันธ์ของกระบวนการวิเคราะห์งานแสดงให้เห็นว่า กระบวนการวิเคราะห์งาน เป็นการทำงานที่ต่อเนื่องและอาจต้องมีการดำเนินการใหม่เมื่อเวลาผ่านไป เนื่องมาจากกระแสการพลวัต (Dynamics) ทีเกิดขึ้นส่งผลให้สิ่งแวดล้อมในการทำงานเปลี่ยนแปลงไป ทำให้งานหลายชนิดลดบทบาทหรือความสำคัญลง ขาดความเหมาะสม หรือล้าสมัยลงในขณะที่มีงานใหม่เกิดขึ้นและงานบางประเภทจะทวีความสำคัญเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ นอกจากนี้งานบางชนิดยังต้องปรับบทบาทให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์เช่นกัน ทำให้ต้องมีการเก็บรวบรวมระบบสารสนเทศและทำการวิเคราะห์งานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อไม่ก่อให้เกิดปัญหางานที่ล้าสมัยหรือซ้ำซ้อนกัน

วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน

          วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน (Methods of Collecting Job Information) ถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของการวิเคราะห์งาน จนมีนักวิชาการหลายท่านได้เรียกวิธีการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับงานว่าเป็น “วิธีการวิเคราะห์งาน (Job Analysis Method)” เลยทีเดียว เพราะข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมข้อมูลจะถูกนำมาใช้ศึกษาวิเคราะห์และประมวลผล เพื่อให้เป็นสารสนเทศของงานสำหรับการกำหนดส่วนประกอบของงาน (Job Elements) และความต้องการในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นความรู้ ทักษะ และความสามารถในแต่ละงาน เพื่อที่จะสรรหา พัฒนา และมอบหมายงานให้บุคลากรปฏิบัติได้ตรงตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าข้อมูลที่รวบรวมมานั้นขาดความถูกต้องและความสมบูรณ์ ก็จะทำให้สารสนเทศของงานที่ได้มีปัญหาด้วยเช่นกัน ดังวลีที่นิยมใช้ในวงการคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศว่า “เมื่อใส่ขยะเข้าไปก็จะได้ขยะออกมา (Garbage In, Garbage Out: GIGO)” นั่งเอง ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์งานที่จะต้องมีความเข้าใจถึงวิธีการที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลของงานว่ามีคุณลักษณะเฉพาะและข้อจำกัดอย่างไร เพื่อให้เลือกใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลได้อย่างเหมาะสม และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเราจะกล่าวถึงวิธีการที่นิยมนำมาใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล เพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมข้อมูลของงาน ตลอดจนสร้างความเข้าใจในวิธีการดำเนินงานและข้อจำกัดของแต่ละวิธีการให้แก่ผู้อ่าน สำหรับการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติจะมีดังต่อไปนี้

1.การสังเกต (Observation Method) เป็นวิธีการที่ได้รับความนิยมมากตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน เนื่องจากวิธีสังเกตจะช่วยให้นักวิเคราะห์งานได้ข้อมูลจากสถานที่และผู้ปฏิบัติงานจริง โดยนักวิเคราะห์งานจะทำการสังเกตบุคลากรหรือกลุ่มบุคลากรในขณะที่เขาปฏิบัติงานตามปกติ แต่การสังเกตจะเหมาะสมกับงานบางชนิด เช่น งานในระดับปฏิบัติการที่ต้องมีการปฏิบัติซ้ำในช่วงระยะเวลาสั้น แต่จะไม่เหมาะสมหรือใช้ไม่ได้งานบางประเภท เช่น งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity) และทักษะด้านความคิดรวบยอด (Conceptual Skill) สูง หรืองานบริหาร เป็นต้น

            การสังเกตถือว่าเป็นกิจกรรมที่มีต้นทุนสูงและใช้เวลามาก เนื่องจากนักวิเคราะห์จะต้องคอยสังเกตผู้ปฏิบัติงานอย่างใกล้ชิด ทำให้นักวิเคราะห์ไม่สามารถใช้เวลาในการปฏิบัติงานอย่างอื่นได้ นอกจากนี้ผู้ปฏิบัติงานอาจจะมีความประหม่าหรือปฏิบัติงานอย่างไม่เป็นธรรมชาติเมื่อมีบุคลากรอื่นคอยเฝ้าดู ตามที่เคยกล่าวถึงเกี่ยวกับผลการศึกษา Hawthorne ซึ่งจะส่งผลให้ข้อมูลที่ได้รับขาด ความถูกต้องและความน่าเชื่อถือไป

            2. การใช้แบบสอบถาม (Questionnaire Method) เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ได้รับความนิยมอย่างมากในเก็บรวบรวมข้อมูลของงาน เนื่องจากวิธีการส่งแบบสอบถามจะง่ายในการปฏิบัติประหยัดเวลาและงบประมาณในการจัดหาข้อมูล แต่การใช้แบบสอบถามก็มีข้อจำกัดอยู่หลายประการ คือ การสร้างแบบสอบถามที่ดี มีประสิทธิภาพ และสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ได้อย่างครบถ้วนจะต้องอาศัยบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์ในการพัฒนาแบบสอบถาม ซึ่งเราจะสังเกตได้ว่าแบบสอบถามบางชุดจะไม่สามารถถามคำถามที่ครอบคลุมตามความต้องการของผู้ถามได้ทั้งหมดหรือได้อธิบายคำถามไว้อย่างชัดเจนแล้ว การสร้างแบบสอบถามสมควรที่จะกระทำด้วยความละเอียดรอบคอบ และเมื่อสร้างเสร็จแล้วสมควรที่จะต้องมีการทำการทดสอบความถูกต้องและความน่าเชื่อถือได้เพื่อปรับปรุงแก้ไขก่อนการนำออกไปใช้จริง นอกจากนี้ขั้นตอนการตอบแบบสอบถามอาจจะมีข้อบกพร่องบางประการ เช่น ผู้ตอบแบบสอบถามมีความสามารถทางภาษาจำกัด ทำให้เขาไม่สามารถที่จะเข้าใจคำถามหรือตอบคำถามได้ตรงตามความต้อง นอกจากนี้ถ้าผู้ตอบแบบสอบถามไม่เห็นความสำคัญของการตอบแบบสอบถาม ก็อาจจะไม่ยอมสละเวลาในการตอบคำถามหรือตอบคำถามแบบของไปที เป็นต้น

            โดยทั่วไปแบบสอบถามที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน สามารถจำแนกออกได้เป็น 2 ลักษณะ ดังต่อไปนี้

            แบบสอบถามแบบปลายเปิด (Open – ended Questionnaire) เป็นแบบสอบถามที่ให้อิสระกับผู้ตอบ โดยผู้ตอบสามารถทีจะตอบคำถามตามความคิดเห็นของตนได้อย่างเต็มที่ โดยแบบสอบถามแบบปลายเปิดจะถามคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดของงาน กระบวนการ และขั้นตอนต่างๆ ในการปฏิบัติ เพื่อนำมาใช้เป็นพื้นฐานในการร่างเอกสารพรรณนาลักษณะงาน

            แต่การใช้แบบสอบถามแบบปลายเปิดจะมีข้อจำกัดคือ ข้อมูลที่ได้อาจจะมีความไม่แน่นอนอยู่ในระดับที่สูง จนบางครั้งอาจจะสร้างปัญหาให้แก่นักวิเคราะห์ในการประเมินผลข้อมูลได้ เนื่องจากข้อมูลสำคัญที่ต้องการจะขึ้นอยู่กับการตอบคำถามของผู้ตอบแบบสอบถาม นอกจากนี้ความสามารถในการใช้ภาษา ทักษะในการติดต่อสื่อสาร และความเต็มใจที่จะตอบแบบสอบถามอาจเป็นอุปสรรคต่อการเก็บรวบรวมข้อมูลได้

            แบบสอบถามแบบมีโครงสร้าง (Structured Questionnaire) เป็นแบบสอบถามที่ถูกออกแบบมาสำหรับถามคำถาม ซึ่งจะจำกัดอิสระในการตอบแบบสอบถามของผู้ตอบ โดยผู้ออกแบบสอบถามจะมีการกำหนดคำตอบให้ผู้ตอบเลือก แบบสอบถามแบบมีโครงสร้างจะช่วยให้นักวิเคราะห์สามารถที่จะเก็บรวมรวมข้อมูลและทำการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ได้อย่างสะดวกรวดเร็วตรงตามที่ต้องการ โดยเฉพาะในปัจจุบันที่มีชุดคำสั่งทางสถิติสำหรับคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการประมวลผลข้อมูล แต่ปัญหาสำคัญที่อาจจะเกิดขึ้นจากการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยแบบสอบถามลักษณะนี้ คือ การสร้างคำถามของแบบสอบถามอาจจะไม่สามารถที่จะครอบคลุมและเจาะลึกถึงข้อมูลในระดับที่นักวิเคราะห์ต้องการได้ นอกจากนี้แบบสอบถามอาจมีความซับซ้อนและน่าเบื่อในการตอบคำถาม ทำให้ผู้ตอบตอบคำถามไม่ตรงกับความต้องการของแบบทดสอบ

            3. การสัมภาษณ์ (Interview Method) เป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน เนื่องจากนักวิเคราะห์สามารถที่จะสอบถามข้อมูลโดยตรงจากผู้ปฏิบัติงานจริง และผู้เกี่ยวข้องในมิติต่างๆ เช่น หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้ปฏิบัติงานในหน้าที่อื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้น เป็นต้น แต่การสัมภาษณ์ก็ยังมิใช่วิธีการที่สมบูรณ์ เพราะว่านอกจากจะเป็นวิธีการที่ต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายมากแล้ว ยังต้องอาศัยผู้สัมภาษณ์ที่มีความรู้ มีทักษะและมีประสบการณ์สูงพอที่จะตั้งคำถาม จับใจความ และสามารถวิเคราะห์ใจความสำคัญจากผู้ตอบได้ ตลอดจนต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าและต้องคำนึงถึงความแตกต่างส่วนบุคลากรของผู้ทำการสัมภาษณ์ ไม่ว่าจะเป็นทัศนคติ ค่านิยม อารมณ์ และปัจจัยต่างๆ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อการเก็บรวบรวมข้อมูลได้เช่นกัน ปกติการเก็บรวบรวมข้อมูลของงานด้วยวิธีการการสัมภาษณ์สามารถที่จะแบ่งออกได้เป็น 2 ลักษณะ ต่อไปนี้

            การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล (Individual Interview Method) ผู้สัมภาษณ์จะทำการสัมภาษณ์บุคลากรแต่ละคนโดยการคัดเลือกผู้ที่มีความเหมาะสมขึ้นมา แล้วดำเนินการสัมภาษณ์เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลตามที่ต้องการ

            การสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม (Group Interview Method) นักวิเคราะห์งานจะทำการสัมภาษณ์ผู้ตอบคำถามโดยการคัดเลือกบุคลากรที่ต้องการขึ้นมาเป็นกลุ่ม แล้วถามคำถามพร้อมกันในเรื่องที่ต้องการศึกษา

            4. การประชุม (Conference Method) วิธีการนี้จะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ถูกนำมาใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลของงาน โดยนักวิเคราะห์งานจะทำการเชิญผู้ที่มีความรู้ ผู้ที่ปฏิบัติงาน หรือผู้มีปฏิสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องการศึกษา เช่น หัวหน้างาน บุคลากรที่ปฏิบัติงานร่วมกันในหน้าที่งานที่สนใจมาร่วมประชุมและแสดงความคิดเห็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงาน สิ่งแวดล้อมและปัญหาที่อาจจะพบในการทำงานนั้นๆ วิธีการนี้จะทำให้นักวิเคราะห์งานสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการศึกษาและการวิเคราะห์งานได้เป็นอย่างมาก ตลอดจนทำให้ผู้ที่ทำการศึกษางานมองเห็นภาพลักษณ์ (Image) ของงานที่แตกต่างไปจากการศึกษาจากผู้ปฏิบัติงานโดยตรง

            แต่วิธีการประชุมจะมีข้อจำกัดที่ผู้เชี่ยวชาญและผู้ที่เกี่ยวข้องที่เข้าร่วมประชุมมักจะขาดประสบการณ์จริงในการปฏิบัติงานในสถานการณ์ปัจจุบัน ทำให้ข้อมูลที่ได้รับอาจจะมีความไม่แน่นอนหรือคลาดเคลื่อนจากความจริงอยู่บ้าง นอกจากนี้การประชุมยังสิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสูง จึงไม่สามารถนำมาใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้บ่อยนัก

            5. การบันทึกงาน (Diary Method) นักวิเคราะห์งานจะให้ผู้ปฏิบัติงานจดบันทึกรายละเอียดของกิจกรรมต่างๆ ที่ตนกระทำในช่วงเวลาปฏิบัติงานในแต่ละวัน เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบในการวิเคราะห์งาน วิธีการนี้จะเป็นประโยชน์มากถ้าผู้ปฏิบัติงานให้ความร่วมมือและจดบันทึกการทำงานตามความเป็นจริงอย่างละเอียดถี่ถ้วนด้วยภาษาที่อ่านเข้าใจง่าย

            แต่ปัญหาที่มักจะพบจากการใช้วิธีการนี้คือการสิ้นเปลืองทั้งระยะเวลาและแรงงานของผู้เขียนบันทึก ส่งผลให้ผู้เขียนบันทึกเกิดความเบื่อและไม่ให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่ ตลอดจนบุคลากรจะให้ความสำคัญกับงานของตนจนไม่มีเวลาพอที่จะจัดทำบันทึกงาน หรือบุคลากรจะปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ จึงไม่สามารถอธิบายรายละเอียดและขั้นตอนในการปฏิบัติงานได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ทักษะทางการเขียนของแต่ละบุคลากรนับได้ว่าเป็นปัจจัยที่มีผลต่อการเก็บข้อมูลเป็นอย่างมาก ถ้าผู้จดบันทึกมีทักษะด้านการเขียนและการสรุปความคิดรวบยอดไม่ดีแล้ว ข้อมูลที่ได้ก็จะขาดความสมบูรณ์ไป

6. การทดลองปฏิบัติ (Job Experiment Method) นักวิเคราะห์งานอาจจะทดลองปฏิบัติงานเองในสถานการณ์จริง เพื่อให้ได้รับทราบถึงความรู้สึกของผู้ปฏิบัติงาน ตลอดจนรายละเอียดต่างๆ ที่อาจจะถูกละเลยจากการเก็บข้อมูลโดยวิธีการอื่น แต่วิธีการนี้จะมีขีดจำกัดตรงที่ต้องใช้ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากนักวิเคราะห์จะต้องศึกษาและลงมือปฏิบัติงานนั้นๆ เอง ประกอบกับงานบางประเภทที่มีช่วงระยะเวลาการปฏิบัติที่ยาวนาน หรืองานบางประเภทจะมีวิธีการปฏิบัติที่แตกต่างกันไป เช่น งานบริหาร งานทางวิชาการ หรืองานด้านศิลปะ เป็นต้น ทำให้นักวิเคราะห์งานไม่สามารถที่จะเก็บรวบรวมข้อมูลที่สมบูรณ์จากงานเหล่านี้ภายในระยะเวลาอันสั้นได้

วิธีการที่กล่าวมาข้างต้นจะทำให้เราเห็นได้ว่าวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานในแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกันไป โดยทั่วไปแล้ว นักวิเคราะห์งานมักจะนำวิธีการหลายวิธีมาใช้ร่วมกัน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์และถูกต้องที่สุด เช่น การศึกษางานของผู้บริหารอาจจะใช้แบบสอบถาม การสัมภาษณ์ และการประชุมผู้ที่มีความรู้ร่วมกัน ในขณะที่การศึกษางานของพนักงานฝ่ายปฏิบัติการในโรงงานอาจจะใช้วิธีการสังเกต และทดลองปฏิบัติควบคู่กันไป เป็นต้น สำหรับการเลือกวิธีปฏิบัติที่เหมาะสมนั้นคงจะต้องอาศัยความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ของนักวิเคราะห์งานแต่ละคนเป็นเกณฑ์

 

นักวิเคราะห์งาน

            จากหัวข้อที่ผ่านมา สะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญของการวิเคราะห์งานที่มีต่อกิจกรรมต่างๆ ภายในองค์กร ตั้งแต่การวางแผนงาน การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การออกแบบและการจัดสถานที่ทำงานให้เหมาะสม ตลอดจนการออกแบบงานและอุปกรณ์การทำงาน แม้กระทั่งกิจกรรมภายนอกองค์การ เช่น การวางแผนการศึกษาและแนะแนวอาชีพสำหรับบุคลากรทั่วไป โดยที่สารสนเทศจากการวิเคราะห์งานที่ถูกต้องสมบูรณ์จะสามารถใช้เป็นประโยชน์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งการที่จะได้สารสนเทศของงานอย่างครบถ้วนตามต้องการ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องอาศัยปัจจัยต่างๆ ตั้งแต่กระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์งานที่มีประสิทธิภาพ ความพร้อมของบุคลากรในสาขาต่างๆ ที่เข้ามามีส่วนร่วมในการปฏิบัติงาน แต่ปัจจัยสำคัญที่ขาดมิได้ก็คือ “ผู้ทำหน้าที่นักวิเคราะห์งาน (Job Analyst)” ที่สมควรต้องมีความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ในงานของตน เพื่อให้สามารถจัดการวิเคราะห์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นหัวข้อนี้จะกล่าวถึงลักษณะขอบข่ายของงาน และระดับชั้นของนักวิเคราะห์งาน โดยมีจุดมุ่งหมายที่จะสร้างความเข้าใจให้แก่ผู้อ่าน เพื่อสร้างความพร้อมในการปฏิบัติงานถ้าเขาต้องปฏิบัติงานในตำแหน่งวิเคราะห์งาน หรือตำแหน่งงานอื่นที่เกี่ยวข้องกัน

            นักวิเคราะห์งานหรือบางครั้งอาจจะถูกเรียกว่า “นักวิเคราะห์ค่าจ้าง (Wage Analyst)” โดยในหลายองค์การจะทำหน้าที่ศึกษา รวบรวม วิเคราะห์ เปรียบเทียบ และจัดการเกี่ยวกับข้อมูลต่างๆ ในเรื่องการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นลักษณะ หน้าที่ ขอบเขตความรับผิดชอบ และรายละเอียดอื่นๆ เพื่อนำมาใช้ในการกำหนดมาตรฐานในการว่าจ้าง การให้ผลตอบแทน การฝึกอบรม และการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งอย่างยุติธรรม โดยทำการเปรียบเทียบข้อมูลกับทั้งภายในและภายนอกองค์การ ปกติผู้ที่ทำหน้าที่วิเคราะห์งานจะสังกัดอยู่ในส่วนต่างๆ ขององค์การฝ่ายวิศวกรรมตามความเหมาะสมและความต้องการของแต่ละองค์การ เช่น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ฝ่ายบริหาร แต่โดยทั่วไปแล้ว นักวิเคราะห์งานจะสังกัดอยู่กับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นส่วนมาก โดยอาจจะแบ่งระดับของนักวิเคราะห์งานตามตำแหน่ง ทักษะ ความอาวุโส และประสบการณ์ได้เป็น 4 ระดับ

            ระดับที่ 1 นักวิเคราะห์งานขั้นต้น นักวิเคราะห์งานที่ทำงานอยู่ในระดับนี้มักที่จะเพิ่งเข้าร่วมงานในหน่วยงาน โดยมากจะเป็นผู้ที่เพิ่งสำเร็จการศึกษาและยังไม่ประสบการณ์มากนัก เนื่องจากการวิเคราะห์งานเป็นกิจกรรมที่ต้องอาศัยทักษะและประสบการณ์ที่ต้องเรียนรู้จากการปฏิบัติ ดังนั้นนักวิเคราะห์งานขั้นต้นจะเริ่มเรียนรู้งานจากการทำงานร่วมอยู่ในกลุ่ม ซึ่งโดยปกติแล้วมักที่จะได้รับการถ่ายทอดความรู้ ทักษะ และประสบการณ์จากนักวิเคราะห์งานรุ่นก่อน

            ระดับที่ 2 นักวิเคราะห์งาน บุคลากรที่ทำงานอยู่ในระดับนี้จะมีความรู้และความเข้าใจถึงขอบเขตของการเป็นนักวิเคราะห์งานอยู่พอสมควร ปกติบุคลากรในระดับนี้จะมีประสบการณ์ในการปฏิบัติหน้าที่ในด้านนี้ประมาณ 2 – 3 ปี โดยที่บุคลากรจะสามารถทำการวิเคราะห์งานและกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งานที่ไม่มีความซับซ้อนได้ตามที่ได้รับมอบหมาย

            ระดับที่ 3 นักวิเคราะห์ค่าจ้าง เมื่อบุคลากรมีความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งานมากขึ้น โดยสามารถมองภาพความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ ภายในองค์การได้เป็นอย่างดี และสามารถทำการเปรียบเทียบมาตรฐานความยากง่ายของงานต่างๆ ได้อย่างเป็นระบบ ปกตินักวิเคราะห์ค่าจ้างจะได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ในการวิเคราะห์ค่าจ้างและผลตอบแทนของพนักงานภายในองค์การ เพื่อให้เกิดความถูกต้องเหมาะสมและยุติธรรม

            ระดับที่ 4 นักบริหารค่าจ้าง นักวิเคราะห์งานในระดับนี้จะมีความพร้อมในด้านความรู้ ทักษะและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งาน และกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบงานและระบบค่าตอบแทน ตลอดจนมีความเข้าใจถึงปัญหาหรืออุปสรรคต่างๆ ระหว่างงานที่ปฏิบัติและค่าจ้างที่แต่ละบุคลากรจะได้รับ จึงสามารถที่จะวางแผนและกำหนดนโยบายในการแก้ปัญหาที่มีอยู่ การปรับปรุงโครงสร้างความสัมพันธ์ระหว่างงานและผลตอบแทน และการพัฒนาระบบค่าจ้างให้เหมาะสมต่อไป

 

คุณสมบัติของนักวิเคราะห์งาน

            นักวิเคราะห์งานในแต่ละระดับจะมีขอบเขตของงานที่แตกต่างกันไปตามความรู้ ความสามารถอาวุโส และประสบการณ์ ตั้งแต่การเรียนรู้งานในขั้นต้น การปฏิบัติงาน การศึกษา และการวิเคราะห์งาน จนกระทั่งถึงการวางนโยบายค่าจ้าง แม้กระทั่งการเข้าไปมีส่วนร่วมในการกำหนดนโยบายรวมขององค์การ การวิเคราะห์งานที่มีประสิทธิภาพนอกจากต้องอาศัยความรู้ที่ได้จากการศึกษาแล้ว ยังต้องอาศัยเทคนิคที่ได้จากการฝึกฝน ดังนั้นการที่บุคลากรจะเป็นนักวิเคราะห์งานที่ดีและประสบความสำเร็จจะต้องประกอบด้วยคุณสมบัติที่สำคัญดังต่อไปนี้

            1. มีความตื่นตัว (Active) นักวิเคราะห์งานจะต้องมีความตื่นตัวต่อสิ่งแวดล้อม และพร้อมที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ อยู่เสมอ เนื่องจากกิจกรรมการวิเคราะห์งานอาจจะต้องเกี่ยวข้องกับการศึกษางานใหม่ๆ หรือการเก็บรวบรวมข้อมูลในบรรยากาศการปฏิบัติงานที่แตกต่าง อันเป็นผลมาจากการจัดรูปแบบการทำงาน หรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับองค์การ

            2. มีความรู้และประสบการณ์ (Knowledge and Experience) นักวิเคราะห์งานสมควรที่จะต้องมีความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่เขาต้องทำ เพื่อให้เขาสามารถเข้าใจลักษณะงานและขอบเขตการปฏิบัติงาน ซึ่งจะส่งผลให้การทำงานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว ในทางปฏิบัตินั้นเป็นไปไม่ได้ที่นักวิเคราะห์งานจะมีความรู้และความชำนาญในทักษะสำคัญทุกประเภท ดังนั้นถ้าบุคลากรจะขาดความรู้และประสบการณ์ไปบ้าง แต่ถ้าเขามีความตื่นตัวสนใจที่จะศึกษาและมีความตั้งใจจริงก็สามารถที่จะติดตามศึกษาพัฒนาความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ขึ้นได้

            3. มีพื้นฐานด้านการวิจัย (Research Foundation) นักวิเคราะห์งานสมควรที่จะมีความรู้พื้นฐานด้านการวิจัย เราจะเห็นได้ว่าการวิเคราะห์งานจะเกี่ยวข้องกับงานวิจัย ตั้งแต่การพัฒนาวิธีการในการรวบรวมข้อมูล การเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน ตลอดจนการวิเคราะห์งานและการนำสารสนเทศที่ได้มาใช้ประโยชน์ ดังที่ได้กล่าวถึงในหัวข้อที่ผ่านมาว่า การที่จะได้สารสนเทศของงานที่มีคุณภาพนั้น จำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างถูกต้องและเชื่อถือได้ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่นักวิเคราะห์งานสมควรที่จะมีความรู้และความเข้าใจในด้านการวิจัยมาประยุกต์ใช้ เพื่อให้สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีประโยชน์มาใช้ได้

            4. มีความเข้าใจในงาน (Understanding) นักวิเคราะห์งานสมควรที่จะมีความรู้และความเข้าใจในงานต่างๆ ของอุตสาหกรรมหรือธุรกิจที่ตนจะทำการศึกษา เพื่อที่จะได้มองเห็นภาพความสัมพันธ์อย่างกว้างๆ ของระบบงาน ทำให้เขาสามารถที่จะวางแผนการปฏิบัติการและตัดสินใจเลือกวิธีการ เก็บรวบรวมข้อมูลได้อย่างเหมาะสม แต่ในทางปฏิบัติ คงเป็นไปได้ยากที่บุคลากรจะมีความรู้และความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในงานทุกประเภท ดังนั้นเมื่อนักวิเคราะห์งานต้องทำการศึกษางานใด เขาสมควรเก็บรวบรวมข้อมูลและทำการศึกษาเกี่ยวกับงานนั้น เพื่อให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

            5. มีบุคลิกภาพเหมาะสม (Appropriate Personality) นักวิเคราะห์งานที่มีทัศนคติและบุคลิกภาพดี และสามารถที่จะปรับตัวเข้ากับบุคคลอื่นได้อย่างรวดเร็ว จะมีส่วนสำคัญในการทำให้เขาสามารถปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เพราะบุคลากรจะเป็นที่ยอมรับและได้รับความร่วมมือจากพนักงาน หรือจากกลุ่มบุคลากรที่เขาจะต้องปฏิบัติงานร่วมด้วย

            6. มีความสามารถในการติดต่อสื่อสาร (Commuincation Skill) ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการพูด ฟัง เขียน หรืออ่าน นับว่าเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญต่อประสิทธิภาพของการวิเคราะห์งาน เนื่องจากนักวิเคราะห์งานจะต้องทำการติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นได้เป็นอย่างดีทั้งการสื่อและการรับข้อความ ตลอดจนต้องสามารถจับใจความสำคัญและจดบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างละเอียด เพื่อที่จะนำมาใช้ประกอบการวิเคราะห์งานต่อไป

            7. มีทักษะในการวิเคราะห์ (Analytical Skill) ความสามารถในการมองความสัมพันธ์ การวิเคราะห์ และการสรุปความคิดรวบยอด เป็นส่วนสำคัญในการที่จะทำให้นักวิเคราะห์งานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้นักวิเคราะห์งานที่จะประสบความสำเร็จในอาชีพจะต้องสามารถวิเคราะห์และสรุปข้อมูลที่ได้จากกระบวนการศึกษางาน เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่เหมาะสมกับการนำไปประยุกต์ใช้ในงานต่างๆ ได้เป็นอย่างดี

 

 

 

สรุป

            การวิเคราะห์งาน เป็นกระบวนการที่ถูกนำมาใช้ในการศึกษา รวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานอย่างเพียงพอในการนำไปใช้ประโยชน์ การวิเคราะห์งานเป็นกิจกรรมสำคัญที่จะช่วยให้เราเกิดความเข้าใจในงานแต่ละชนิด โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและรุนแรง ส่งผลให้งานบางประเภทล้าสมัยลงจนหมดความสำคัญ หรือต้องปรับรูปแบบการปฏิบัติให้เหมาะสม ตลอดจนเกิดงานใหม่ที่ทวีความสำคัญมากขึ้น

            การจัดการทรัพยากรมนุษย์สามารถนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งาน หรือที่เรียกว่า “สารสนเทศงาน” ซึ่งมีหลายลักษณะ เช่น เอกสารพรรณนางาน เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน มาตรฐานการทำงาน มาใช้ให้เกิดประโยชน์ในการทำงานได้ ตั้งแต่การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การสรรหาและการคัดเลือก การฝึกอบรมและการพัฒนา การกำหนดค่าตอบแทน การประเมินผลการปฏิบัติงาน การออกแบบงาน จนกระทั่งถึงการวางแผนการเกษียณอายุของบุคลากร ดังนั้นนักบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงต้องมีความเข้าใจในกระบวนการและวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลของงาน เพื่อให้สามารถประยุกต์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

            นักวิเคราะห์งานเป็นบุคลากรที่ปฏิบัติงานโดยตรงเกี่ยวกับการวิเคราะห์งานและการศึกษาการจ่ายค่าตอบแทนขององค์การ โดยเราสามารถแบ่งนักวิเคราะห์งานตามความรู้ ทักษะ ความสามารถและประสบการณ์ออกเป็น 4 ระดับ ตั้งแต่ระดับนักวิเคราะห์งานขั้นต้น นักวิเคราะห์งาน นักวิเคราะห์ค่าจ้าง และนักบริหารค่าจ้าง ผู้ทำหน้าที่วิเคราะห์งานที่มีประสิทธิภาพนอกจากจะต้องมีความรู้และทักษะพื้นฐานในการวิเคราะห์งานแล้ว บุคลากรนั้นจะต้องหมั่นศึกษาจากประสบการณ์และพัฒนางานของเขาไปด้วย โดยนักวิเคราะห์งานที่ดีสมควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

v     มีความตื่นตัว

v     มีบุคลิกภาพเหมาะสม

v     มีความรู้และประสบการณ์

v     มีความสามารถในการติดต่อ

v     มีพื้นฐานการวิจัย

v     มีความสามารถในการติดต่อ

v     มีพื้นฐานการวิจัย

v     มีความสามารถในการวิเคราะห์

v     มีความเข้าใจในงาน

 

 

คำถามท้ายบท

 

1.      การวิเคราะห์งานคืออะไร และเหตุใดองค์การจึงต้องทำการวิเคราะห์งาน

2.      สารสนเทศของงานที่ได้จากการวิเคราะห์งานประกอบด้วยอะไรบ้าง

3.      เอกสารพรรณนางานคืออะไร และมีลักษณะสำคัญอย่างไร

4.      เอกสารระบุข้อกำหนดของงานคืออะไร และแตกต่างจากเอกสารสารพรรณนางานอย่างไร

5.      อธิบายความหมายของมาตรฐานของงาน

6.      มาตรฐานของงานมีความสัมพันธ์กับการประเมินค่างานอย่างไร

7.      กระบวนการในการวิเคราะห์งานประกอบด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

8.      การเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงานที่สำคัญมีกี่วิธี อะไรบ้าง

9.      ปกติเราสามารถจำแนกตำแหน่งของผู้ที่ทำหน้าที่นักวิเคราะห์งานออกเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง

10.  คุณสมบัติของนักวิเคราะห์งานที่ดีประกอบด้วยอะไรบ้าง